Die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Bereich zielt darauf ab, den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen zu modernisieren und sicherer zu gestalten und damit dem wachsenden Bedürfnis nach Digitalisierung der Verwaltungs- und Finanzprozesse gerecht zu werden. Dieser Artikel untersucht die Grundlagen von PDPs, ihre Bedeutung im digitalen Ökosystem und die Schlüsselfunktionen, die sie unverzichtbar machen.
Definition und Hintergrund von PDPs
Partner-Dematerialisierungsplattformen (PDPs) sind Technologiedienstleister, die von der französischen Steuerbehörde zertifiziert wurden, um die konforme Verarbeitung elektronischer Rechnungen von Unternehmen zu gewährleisten.
Diese Plattformen sind Teil der Reform der elektronischen Rechnungsstellung, die von der französischen Regierung eingeleitet wurde und schrittweise bis zur geplanten Verpflichtung eingeführt werden soll :
- am 1er September 2026 für Großunternehmen und mittelgroße Unternehmen (ETI);
- am 1er September 2027 für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) sowie Kleinstunternehmen.
Eine PDP fungiert als vertrauenswürdige dritte Partei zwischen Rechnungssteller und -empfänger und garantiert die Authentizität, Integrität und Lesbarkeit der ausgetauschten Dokumente. Außerdem gewährleistet sie die sichere Übermittlung der Rechnungsdaten an die Steuerbehörden gemäß den gesetzlichen Anforderungen.
Bedeutung der PDPs im digitalen Ökosystem
Die Bedeutung von PDPs für die Verwaltung von Dokumenten und elektronischen Transaktionen nimmt aus mehreren Gründen stetig zu:
- Gesetzliche Verpflichtung : Zwischen 2026 und 2027 müssen alle französischen Unternehmen schrittweise die elektronische Rechnungsstellung für ihre B2B-Transaktionen einführen.
- Operative Effizienz : PDPs ermöglichen die Automatisierung und Optimierung von Rechnungsprozessen, wodurch Kosten und Bearbeitungszeiten gesenkt werden.
- Bekämpfung von Betrug : Indem sie die Rückverfolgbarkeit und Integrität von Rechnungen sicherstellen, tragen PDPs zur Bekämpfung von Steuerbetrug bei.
- Ökologischer Übergang : Die Digitalisierung von Rechnungen trägt zur Reduzierung des CO2-Fußabdrucks von Unternehmen bei, indem sie den Papierverbrauch und den Transportbedarf senkt.
- Wettbewerbsfähigkeit : Die Einführung von PDPs ermöglicht es französischen Unternehmen, sich an den besten internationalen Praktiken im Bereich des Dokumentenmanagements zu orientieren.
- Laut der Europäischen Kommission könnte die Digitalisierung von Rechnungen für europäische Unternehmen Einsparungen in Höhe von 64,5 Milliarden Euro pro Jahr bringen.
- Im Jahr 2022 hatten nur 21,3 % der französischen Unternehmen bereits mehr als 75% ihrer Rechnungen papierlos verarbeitet.
Schlüsselfunktionen von PDPs
PDPs bieten eine breite Palette an Funktionen, um die Verwaltung elektronischer Dokumente zu optimieren:
Elektronische Signatur
Die elektronische Signatur ist ein zentrales Element der PDPs, mit dem die Authentizität und Integrität der ausgetauschten Dokumente gewährleistet werden kann. Zu den wichtigsten Merkmalen gehören die Einhaltung der eIDAS-Standards (electronic IDentification, Authentication and trust Services), verschiedene Signaturstufen (einfach, fortgeschritten, qualifiziert), Zeitstempel zum Nachweis von Datum und Uhrzeit der Signatur sowie die Überprüfung der Identität des Unterzeichners.
Sichere Archivierung
Die sichere elektronische Archivierung ist eine entscheidende Funktion von PDPs, die es Unternehmen ermöglicht, ihre Dokumente unter Einhaltung der gesetzlichen Verpflichtungen aufzubewahren. Zu den wichtigsten Merkmalen gehören die beweiskräftige Aufbewahrung, erweiterte Indexierung und Suche, Verwaltung der Aufbewahrungsfristen, Nachvollziehbarkeit von Zugriffen und Änderungen sowie die Reversibilität der Daten.
Verwaltung von Arbeitsabläufen (Workflow)
PDPs integrieren Werkzeuge für das Workflow-Management, um Dokumentenprozesse zu automatisieren und zu optimieren. Zu den Hauptmerkmalen gehören die Erstellung benutzerdefinierter Workflows, die automatische Zuweisung von Aufgaben, die Echtzeitverfolgung des Prozessfortschritts, Warnungen und Benachrichtigungen sowie Leistungsberichte und -analysen.
Kontrolle der Einhaltung der Vorschriften
PDPs beinhalten automatische Kontrollmechanismen, um sicherzustellen, dass die ausgetauschten Dokumente den geltenden Normen und Vorschriften entsprechen. Zu den wichtigsten Merkmalen gehören die Überprüfung des Rechnungsformats (Factur-X, UBL usw.), die Kontrolle der Pflichtangaben, die Validierung der innergemeinschaftlichen Umsatzsteuernummern sowie die Erkennung von Anomalien und Inkonsistenzen.
Interoperabilität
Interoperabilität ist eine Schlüsselfunktion von PDPs und ermöglicht den reibungslosen Austausch von Dokumenten zwischen verschiedenen Systemen und Plattformen. Zu den wichtigsten Merkmalen gehören die Verbindung mit dem öffentlichen Rechnungsportal (PPF), die Interoperabilität mit anderen PDPs, die Integration mit Unternehmensinformationssystemen (ERP, CRM usw.) und die Unterstützung mehrerer Dateiformate und Austauschprotokolle.
Partner-Dematerialisierungsplattformen (PDPs) sind weit mehr als ein einfaches Tool für das Dokumentenmanagement. Sie sind ein echter Hebel für die digitale Transformation von Unternehmen, Organisationen und Softwareherstellern und bieten Möglichkeiten zur Optimierung, Innovation und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
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